İngilizce e-posta (mail) nasıl yazılır?

Beş parçalı iskelet

Bir e-posta okuyanın ekranına sığmalı. İlk iki satırda kim olduğunu ve ne istediğini anlamayan kişi yanıtı sonraya bırakır. Beş parça bunu sağlar.

Konu satırı: İşi söyleyen kısa bir ifade, örneğin “Office hours request: ENG 202 essay outline”. UMass Boston’ın yazı merkezi konu satırının basit ama e-postanın içeriğini yansıtacak kadar belirli olmasını istiyor; Alabama Üniversitesi’nin kariyer merkezi de iş e-postasında konu satırına pozisyonun adını yazmanı söylüyor. Uzunluk için pratik bir kural: 50 karakter civarında kal. Bu bir ölçüm değil, uzun konu satırının sonunun telefonda görünmeyebileceği düşüncesine dayanan bir alışkanlık. “Question” ya da “Hello” tek başına konu olmaz.

Hitap: İsmini bildiğin birine “Dear Professor Kaya,” ya da “Dear Ms. Aydın,” diye yaz. UMass Boston’a göre emin değilsen “Professor” ve soyadı genelde işe yarar; hocanın tercih ettiği unvan varsa onu kullan. Adını bilmediğin bir işverene Alabama’nın kariyer merkezi “Dear Hiring Manager” yazmanı, “Dear Sir or Madame” ya da “To Whom It May Concern” gibi kalıpları ise eskimiş saymanı öneriyor.

Tanıtım: Bir cümlede kim olduğunu söyle. Hocaya yazıyorsan UMass Boston’ın tarifiyle adın, dersin adı ve ders saati; işverene yazıyorsan hangi ilana başvurduğun; Erasmus ofisine yazıyorsan hangi üniversiteden ve hangi dönem için geldiğin.

İstek: Tek bir istek, tek bir konu. Bir toplantı, bir uzatma ya da bir imza isteyebilirsin ama aynı e-postada üçünü birden isteme. Birden fazla soru sorman gerekiyorsa UMass Boston maddeler halinde yazmanı öneriyor.

Kapanış: Teşekkür, ardından kapanış sözü ve tam adın. UMass Boston “Thank you,”, “Sincerely,” ve “Best wishes” örneklerini veriyor. Türkçedeki “Saygılarımla”nın sözlük karşılığı olarak “Sincerely” ya da “Best regards” iş görür.

Hocaya: ofis saati ve ödev sorusu

Durum: Elif, ENG 202 dersine devam ediyor. Tez cümlesinden emin değil ve ödevin taslağını hocaya göstermek istiyor. Ofis saatine gelemiyor, bu yüzden iki gün ve saat öneriyor. Aşağıdaki e-posta uydurma bir örnek; adları, dersi ve saatleri kendi bilgilerinle değiştir.

Subject: Office hours request: ENG 202 essay outline

Dear Professor Kaya,

My name is Elif Demir, and I am in your ENG 202 class that meets on Tuesdays and Thursdays at 10:00. I am writing to ask whether we could meet about the outline of my opinion essay.

I cannot come to your office hours this week because of a lab session. I am free on Wednesday after 14:00 or on Friday between 11:00 and 13:00, in person or on Zoom. I have read the assignment sheet and the syllabus, so I will bring my questions about the thesis statement.

Thank you for your time.

Best regards, Elif Demir

Türkçesi: Adımı, hangi derste olduğumu ve ne için yazdığımı söylüyorum. Bu hafta ofis saatine gelemem, şu iki zaman diliminde müsaitim. Ödev föyünü ve ders izlencesini okudum, sorularımı tez cümlesi üzerine getireceğim.

Bu e-postanın işe yarayan üç hamlesi UMass Boston’ın yazı merkezinin önerilerine dayanıyor. Birincisi, ofis saati dışında görüşme istiyorsan müsait olduğun gün ve saatleri yaz. İkincisi, cevabı ders izlencesinde (syllabus) olabilecek bir şey soruyorsan önce oraya bak; bulamadıysan bunu belirt. Üçüncüsü, ne istediğini açık ve tek cümleyle söyle.

Çalınabilecek cümleler:

“I am writing to ask whether…” (… olup olmadığını sormak için yazıyorum.) “Would it be possible to submit the report on Monday instead of Friday?” (Raporu cuma yerine pazartesi teslim etmem mümkün olur mu?) “I could not find this in the syllabus, so I wanted to ask.” (Bunu ders izlencesinde bulamadım, o yüzden sormak istedim.) “I am available on… after…” (… günü … saatinden sonra müsaitim.)

Uzatma isteyeceksen sebebini bir cümleyle söyle ve yeni tarihi sen öner. Sebep sağlık ya da başka bir özel durumsa ayrıntıya girmek zorunda değilsin; belge istenip istenmediğini okulunun yönetmeliğinden kontrol et.

İşverene: başvuru ve takip

Alabama Üniversitesi’nin kariyer merkezi iki durumu ayırıyor. İşveren ön yazıyı e-posta metni olarak yollamanı istiyorsa ön yazının içeriği e-postanın gövdesi olabilir. Ön yazıyı ve CV’yi ek olarak istiyorsa e-posta kısa ve profesyonel bir not olur: ekler burada, teşekkürler. Her iki durumda da konu satırına pozisyonun adını yaz ve göndermeden önce eklerin gerçekten eklendiğini kontrol et.

Aşağıdaki örnek ikinci durum için. Başarı cümlesi uydurma, kendi işinle değiştir.

Subject: Application for Junior Logistics Analyst

Dear Hiring Manager,

I am applying for the Junior Logistics Analyst position advertised on [site]. My CV and cover letter are attached as PDF files.

The posting asks for Excel and SQL. During my internship at a freight company, I built a weekly report of late deliveries that replaced a manual count of about three hours. I would be glad to talk about how this experience could help your team.

Thank you for your consideration. You can reach me at [phone number].

Sincerely, [Full name]

Türkçesi: İlanda gördüğüm pozisyona başvuruyorum, CV’m ve ön yazım ekte. İlanda Excel ve SQL isteniyor; stajımda geç teslimat raporu hazırlayıp üç saatlik elle saymayı bitirdim. Ekibinize nasıl yardımcı olabileceğimi konuşmak isterim.

Gönderdikten sonra yanıt gelmezse Alabama’nın önerisi, ekleri alıp açabildiklerini soran kısa bir ikinci e-posta. Örneğin:

“I am following up to check that you received my application and that the attached files opened correctly.” (Başvurumu aldığınızı ve eklerin düzgün açıldığını kontrol etmek için yazıyorum.)

Görüşmeden sonra yazacağın teşekkür e-postası ayrı bir iş. Onun için kısa bir kural: ilk cümlede teşekkür et, ikinci cümlede görüşmede konuştuğunuz bir ayrıntıyı an, üçüncü cümlede başvurunun neden hâlâ uygun olduğunu söyle. Ön yazının kendisi için Ön Yazı Nasıl Yazılır rehberine bak.

Erasmus ofisine ve koordinatöre

Gideceğin üniversiteyle yazışırken genelde iki muhatabın olur: uluslararası ofis ve bölümdeki Erasmus koordinatörü. İkisinin işi farklı. Roma Tre’nin sayfası öğrenci anlaşmasının (Learning Agreement) öğrenci, kendi üniversitenin koordinatörü ve bölümün Erasmus koordinatörü tarafından imzalanması gerektiğini, imza için koordinatöre e-postayla başvurulabileceğini yazıyor. Palermo Üniversitesi ise gelecek öğrenciden hem bölüm koordinatörüne yazmasını (iletişim bilgisi Learning Agreement’ın üzerinde) hem de uluslararası ofise varış tarihini bildirip randevu istemesini bekliyor.

Birinci örnek, ofise varış tarihi bildiren e-posta:

Subject: Arrival date and appointment request: Ayşe Yılmaz, Ankara University

Dear International Office,

My name is Ayşe Yılmaz, and I am an Erasmus student from Ankara University. I will study in the [fall/spring] semester at [host university]. I will arrive on [date].

Could I book an appointment for my check-in during my first week? I can bring my passport and the signed Learning Agreement. My details are: surname [as in passport], first name [as in passport], date of birth [date].

Thank you for your help.

Kind regards, Ayşe Yılmaz

İkinci örnek, bölüm koordinatöründen imza isteyen e-posta:

Subject: Learning Agreement signature request: Ayşe Yılmaz

Dear Professor Rossi,

I am an incoming Erasmus student from Ankara University. I am writing to ask for your signature on my Learning Agreement. It is attached as a PDF and already signed by my coordinator at Ankara.

If any of the courses will not run this semester, please tell me and I will send an updated version.

Thank you for your time.

Best regards, Ayşe Yılmaz

Bu yazışmalarda iki ayrıntı e-postanın metninden daha önemli. Roma Tre soyadı, adı, doğum tarihi ve doğum yerinin kimlik ya da pasaporttakiyle birebir aynı olmasını istiyor; e-postaya yazdığın ad da pasaporttaki yazılışla uyuşsun. Roma Tre ayrıca ofisten gelecek hoş geldin e-postasını beklemeni ve talimatları ona göre uygulamanı söylüyor; Palermo da kabul e-postası gelmeden Erasmus öğrencisi olarak kabul edilmediğini yazıyor. Yani önce kendi okulunun adaylığını yaptığından ve karşıdan gelen e-postadan emin ol, sonra yaz.

Bunlar iki üniversitenin kuralı, bütün Erasmus ofislerinin değil. Gideceğin okulun sayfasında ayrı bir e-posta adresi, form ya da tarih yazıyorsa onlar bu sayfadaki sıralamanın önüne geçer.

Göndermeden önce kontrol listesi ve yapay zekâ taslağı

Göndermeden önce şu beş şeye bak:

1. Konu satırı işi söylüyor mu, adın ve gerekiyorsa okulun ya da pozisyonun orada mı? 2. Hitaptaki unvan ve soyad doğru mu? Emin değilsen okulun ya da şirketin sayfasından kontrol et. 3. E-postada tek bir istek var mı ve ilk iki cümlede görünüyor mu? 4. Eklediğini yazdığın dosya gerçekten ekli mi? Alabama’nın kariyer merkezi de göndermeden önce bunu kontrol etmeni söylüyor. 5. Tarihler, saatler, adlar ve derslerin kodları senin bilgilerinle mi?

Taslağı İngilizce yazmakta zorlanıyorsan bir yapay zekâ aracından da yardım alabilirsin ama e-postayı gönderen sensin; içerik senden gelmeli: kim olduğun, ne istediğin, hangi tarihler uygun. HidenGPT’nin E-posta formatında tür olarak İş yazışması, ton olarak Resmi ve uzunluk olarak Kısa (50-120 kelime) seçip dil olarak İngilizce’yi seçtiğinde taslak “Subject:” satırıyla başlar, konu satırı 60 karakteri aşarsa uyarı çıkar ve istersen alternatif konu satırları gelir. Kırmızı kalem kalıp cümleleri keser; ama bir tarihin, ders kodunun ya da adın doğru olup olmadığını bilemez, onları sen kontrol edersin. Ana sayfada hesapsız günde 2 taslak deneyebilirsin; stüdyoda yazmak için plan gerekir. Hangi araçla hazırlarsan hazırla, taslağı sesli oku ve söylemeyeceğin bir cümle varsa değiştir.