Hocama mail atmam lazım ama nasıl başlayacağımı, ne yazacağımı bilmiyorum.
Konu satırına ders kodunu ve işini yaz, unvanıyla hitap et, bir cümlede kim olduğunu söyle, tek bir şey iste, “Saygılarımla” ve adınla bitir. HidenGPT ders, tarih ve numara bilgilerinden bu düzende kısa bir Türkçe taslak çıkarır; unvanı, tarihleri ve tonu göndermeden önce sen kontrol edersin.
Kendi ödevinle dene
Göndermek için Enter · Yeni satır için Shift+Enter
HidenGPT'de nasıl yapılır?
- 01
Maili neden yazdığını tek cümleye indir: mazeret bildirmek, görüşme istemek, sınav kâğıdını görmek ya da bir onay almak.
- 02
“Ne söylemek istiyorsun?” kutusuna dersin adını ve kodunu, şubeni, öğrenci numaranı, ilgili tarihi ve elindeki belgeyi not halinde yaz.
- 03
E-posta türü İş yazışması, ton Resmi olarak gelir; “Kime?” alanına hocanın unvanını ve adını, “İstediğin aksiyon” alanına tek isteğini yaz, uzunluğu Kısa bırak.
- 04
Taslaktaki konu satırını, unvanı ve tarihleri kendi bilgilerinle karşılaştır; olmayan bir şey varsa sil ya da “daha kısa olsun” gibi bir değişiklik iste.
- 05
Maili okulunun e-posta adresinden gönder ve belgeyi gerçekten ekleyip eklemediğine son bir kez bak.
E-posta / Bülten: Açılan konu satırları, yanıt alan e-postalar ve bültenler.
Beş parçalı hocaya mail
Hocalar dönem içinde çok sayıda mail alır. Seninkinin çabuk cevap alması için okuyanın ilk iki satırda üç şeyi görmesi gerekir: hangi ders, kimsin, ne istiyorsun.
Konu satırı: Dersin kodu ve iş, gerekiyorsa tarih. “HUK 110 devamsızlık raporu, 14 Kasım” gibi. Kısa tut; uzun bir konu satırının sonu telefonda görünmeyebilir.
Hitap: İlk kez yazıyorsan unvan ve tam adla başla: “Sayın Doç. Dr. Ayşe Kaya,”. Dersine girdiğin ve seni tanıyan bir hocaya “Merhaba Hocam,” yeterli. Unvanı bilmiyorsan bölümün akademik kadro sayfasına bak; “Dr. Öğr. Üyesi”, “Doç. Dr.” ya da “Prof. Dr.” orada yazar. Hitaptan sonra virgül koy.
Tanıtım: Tek cümle. Adın, bölümün, dersin şubesi ve öğrenci numaran: “Endüstri Mühendisliği 2. sınıftan Zeynep Arslan, MAT 102 dersinin 3. şubesindeyim (2023104512).”
İstek: Tek bir şey iste ve onu bir fiille söyle: “görüşmek istiyorum”, “kabul edilip edilmeyeceğini sormak istiyorum”. Belge varsa maile ekle ve ekte olduğunu yaz.
Kapanış: “Saygılarımla,” ve altında adın, soyadın, numaran. “İyi çalışmalar dilerim” de olur ama imzanın yerini tutmaz; hoca seni adından ve numarandan bulur.
Önce ve sonra: final notu için mail
Önce: “hocam merhaba final notum 45 gelmiş ama ben iyi geçtiğini düşünüyorum notumu yükseltebilir misiniz”
Sorunlar: Hangi ders olduğu, şube ve numara yok. Büyük harf ve noktalama yok. En önemlisi istek bir pazarlık gibi okunuyor; hocanın evet diyebileceği bir şey sormuyor.
Sonra:
Konu: MAT 102 final sınavı, kâğıdımı görme isteği
Sayın Dr. Öğr. Üyesi Mert Aksoy,
MAT 102 dersinin 3. şubesinden Zeynep Arslan, öğrenci numaram 2023104512. 12 Ocak'taki final sınavından 45 aldım. Nerede hata yaptığımı anlamak için kâğıdımı görmek istiyorum.
Uygun olduğunuz bir gün ve saatte bölüme gelebilirim.
Saygılarımla, Zeynep Arslan Endüstri Mühendisliği, 2. sınıf
Düzeltilen mail 60 kelimeyi geçmiyor ve hocanın tek cümleyle cevap verebileceği bir şey istiyor. Notunun değişmesini istiyorsan bu mailin konusu değil: itirazın süresi ve yolu üniversitenin sınav yönetmeliğinde yazar ve çoğu yerde dilekçeyle yapılır.
Durum durum konu satırı ve cevap gelmezse
Konu satırı, mailin geri kalanını açmadan ne istediğini söylemeli. Sık karşılaşılan beş durum için örnekler:
Mazeret: “KİM 101 laboratuvar mazereti, 21 Kasım raporu” Görüşme: “TAR 201 dönem ödevi için görüşme talebi” Teslim sorunu: “ECON 301 ödev yükleme hatası, 3 Aralık” Danışman onayı: “Ders kaydı danışman onayı, Emre Kılıç” Bitirme projesi: “Bitirme projesi konu önerisi, Deniz Aydın”
Yazmadan önce kendine bir soru sor: cevabı ders izlencesinde, öğrenci bilgi sisteminde ya da dersin duyurularında var mı? Varsa mail atma. Yoksa mailde “izlencede bulamadım” diye belirt; hoca baktığını anlar.
Cevap gelmezse bizim önerimiz üç iş günü beklemek, sonra aynı maile cevap olarak kısa bir hatırlatma yazmak: “Hocam, 3 Aralık'ta yazdığım ödev yükleme sorunu için tekrar yazıyorum; son tarih 10 Aralık olduğu için dönüşünüzü rica ederim.” Bu bir kural değil, makul bir bekleme süresi. Hatırlatmayı yazdırırken e-posta türünü Takip (follow-up) yap: bu tür önceki mesaja tek cümleyle değinir ve sitem etmez. Yine ses çıkmazsa ofis saatine git ya da bölüm sekreterliğine sor.
Şu durumlarda doğru araç değil
- Notunu değiştirtmek ya da resmî itiraz. Bunun süresi ve yolu sınav yönetmeliğinde yazar ve çoğu zaman dilekçe ister; mail soru sormak ya da kâğıdını görmek içindir.
- Yabancı bir hocaya ya da Erasmus ofisine İngilizce mail. Dil ayarını İngilizce yap; İngilizce hitap ve kalıplar için İngilizce e-posta rehberine bak.
- Ödev ya da sınav cevabı yazdırmak. Bu sayfa hocayla yazışmak için; ödevde yapay zekâ kullanımı dersin kuralına bağlı.
Başka yollar
- Kendin yazmak, yukarıdaki beş parçayla
- Beş satırlık bir mail için çoğu zaman en hızlı yol bu; araca gerek kalmaz.
- Bölüm sekreterliği ya da öğrenci işleri
- Cevabı hocada değil sistemde olan sorular için (kayıt, belge, sınav takvimi) doğru adres.
- Hocanın ofis saati
- Uzun açıklama isteyen konularda yüz yüze konuşmak maile göre daha az yanlış anlaşılır.
- ChatGPT ya da başka bir sohbet botu
- Hızlı taslak verir; resmî dili abartabilir, unvanı ve tarihleri senin kontrol etmen gerekir.
Sorular
Hocaya mail nasıl başlanır?
Unvan ve adla: ilk kez yazıyorsan “Sayın Doç. Dr. Ayşe Kaya,”, seni tanıyan bir hocaya “Merhaba Hocam,” yeterli. Hitaptan sonra virgül koy, bir sonraki satırda adını, dersini ve numaranı yaz.
Hocaya mail nasıl bitirilir?
“Saygılarımla,” yaz, altına adını soyadını, öğrenci numaranı ve bölümünü ekle. “İyi çalışmalar dilerim” de kullanılır ama imzanın yerini tutmaz.
Hocaya maile konu olarak ne yazılır?
Dersin kodu ve iş: “KİM 101 laboratuvar mazereti, 21 Kasım” gibi. Sadece “Merhaba” ya da “Hocam” yazan bir konu satırı gelen kutusunda kaybolur. HidenGPT 60 karakteri aşan konu satırında uyarı verir.
Hocaya gece mail atılır mı?
Atılabilir, ama cevabı ertesi gün mesai saatinde bekle. Gece yazdıysan e-posta uygulamanın zamanlanmış gönderim özelliğiyle maili sabaha kurabilirsin; Gmail ve Outlook'ta bu özellik var.
Hoca maile cevap vermezse ne yapmalıyım?
Üç iş günü bekle, sonra aynı maile cevap olarak kısa bir hatırlatma yaz. Bu bizim önerdiğimiz süre, kural değil; yakın bir son tarih varsa onu ilk mailde tarihle belirt. Yine cevap yoksa ofis saatine git ya da bölüm sekreterliğine sor.
Hocaya okul mailinden mi yazmalıyım?
Evet, okulun verdiği adresi kullan. Hoca seni adresinden tanır; takma adlı ya da rakam dizili kişisel bir adres ciddi durmaz ve gelen kutusunda gözden kaçabilir.
Yapay zekâyla yazdığım mail belli olur mu?
Uzun, süslü ve senin konuşmadığın bir dille yazılmış mail genelde göze batar. Kısa tut, kendi bilgilerini ver, taslağı sesli okuyup söylemeyeceğin kelimeleri değiştir; kırmızı kalem ezber kalıpları ayıklar ama HidenGPT hiçbir yapay zekâ dedektörü hakkında söz vermez.
Hesap açmadan deneyebilir miyim?
Evet. Ana sayfada hesap açmadan günde 2 taslak deneyebilirsin. Taslakları kaydetmek ve kendi sesinle yazmak için bir plan gerekir; Pro'nun ilk ayı 3 dolar.