Resmî mail nasıl yazılır?

Önce kanal: mail mi, form mu, dilekçe mi

Resmî bir kuruma yazmadan önce kurumun bu iş için hangi yolu istediğine bak. Bilgi sormak, randevu istemek ya da teklif almak için mail çoğu zaman yeter. Bir hakkını kullanmak, itiraz etmek ya da kayda geçen bir başvuru yapmak istiyorsan kurumun sayfasında form, e-Devlet ya da dilekçe yolu yazıyor olabilir; o durumda mail bir işlem başlatmayabilir.

Kamu kurumları için bir ölçü var. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, kamu kurumuna verilen ya da gönderilen dilekçede adın soyadın, imzan ve iş ya da ev adresin bulunmasını istiyor; 7. madde de bu başvurulara en geç otuz gün içinde gerekçeli cevap verilmesini öngörüyor. İmzasız bir mailin bu kapsamda sayılıp sayılmayacağına kurumun başvuru usulü karar verir. Sonuç bir hakka bağlıysa kurumun gösterdiği resmî yolu kullan. CİMER de istek, şikâyet ve bilgi edinme başvurularını kendi portalından, e-Devlet'ten, ALO 150'den, mektupla ve faksla alıyor.

Şirkete yazarken iş daha basit: müşteri hizmetleri, satın alma ya da insan kaynakları biriminin adresine yazarsın ve maili saklarsın. Hukuki sonucu olan bir bildirim gerekiyorsa bu sayfanın konusu dışına çıkmış olursun; bir avukata danış. Burada anlatılan genel uygulama; hukuki görüş yerine geçmez.

Konu satırı ve hitap: TDK'nin söyledikleri

Konu satırı mailin başlığıdır. Kamu kurumlarının birbirine yazarken uyduğu Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, “Konu” bölümünün belgenin içeriği hakkında kısa ve öz bilgi vermesini, kelimelerin baş harflerinin büyük yazılmasını ve sonuna noktalama işareti konmamasını istiyor. Bu Yönetmelik seni bağlamaz, kurumların kendi yazıları içindir; ama okuyanın alıştığı biçimi gösterir. Örnek: “Konu: Süreli Yayın Arşivi Ziyaret Talebi”. Uzunluk için pratik bir kural 50 karakter civarında kalmak; bu bir ölçüm değil, telefonda uzun konu satırının kesilmesine dayanan bir alışkanlık.

Hitapta üç TDK kuralı işini görür. Hitap için kullanılan kelimelerden sonra virgül konur: “Sayın Başkan,”. Saygı bildiren sözlerden sonra gelen makam ve unvan kelimeleri büyük harfle başlar (“Sayın Rektör,”, “Sayın Müdür,”); kişi adından önce gelen unvanlar da öyle: “Sayın Prof. Dr. Ayşe Kaya,”. TDK'ye göre mektuplarda ve resmî yazışmalarda hitaplar da büyük harfle başlar.

Kimin okuyacağını bilmiyorsan, örneğin bir kurumun genel adresine yazıyorsan, “Sayın Yetkili,” yaygın ve yeterli bir hitap; birimin adını konu satırına ya da ilk cümleye koy. Yönetmelik, kurumların bir kişiye yazdığı belgede adın ilk harfinin büyük, soyadın tamamının büyük harfle yazılmasını istiyor (“Sayın Ayşe KAYA”). Mailde “Sayın Ayşe Kaya,” da doğru; hangisini seçtiysen baştan sona aynı yaz.

Gövde, kapanış ve imza bloğu

Gövdeyi üç kısa paragrafa böl.

1. Kim olduğun ve neden yazdığın, tek cümlede. Başvuru, sipariş ya da müşteri numaran varsa burada ver. 2. Bağlam: ne oldu ya da ne gerekiyor, tarih ve sayıyla. İki üç cümleyi geçme. 3. İstek: ne istediğini bir fiille söyle ve varsa bir tarih öner: “bilgi verilmesini rica ederim”, “teklifinizi 24 Ekim'e kadar iletebilir misiniz?”. Ek varsa son cümlede adını yaz.

Kapanışta “Saygılarımla,” en güvenli seçenek. Yönetmelik, muhatabı gerçek kişi olan resmî yazışmaların “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” ya da “Bilgilerinize sunulur.” ile bitirilebileceğini yazıyor. “Arz ederim” ile “rica ederim” ayrımı ise kurumlar arası yazışma için: alt makama “rica”, üst ve aynı düzeydeki makama “arz”. Aynı Yönetmelik, kişilerin idareye yazdığı dilekçenin “arz ederim” ile bitmemesinin işleme alınmasına engel olmadığını da söylüyor. Şirkete yazılan bir mailde “arz ederim” ağır durur.

İmza bloğu dört satır: ad soyad, unvanın ya da bölümün, kurumun ya da şirketin, telefonun. Kimlik numaranı yalnız kurum istediyse ve kurumun gösterdiği kanaldan paylaş. Bir kısaltma kullanacaksan Yönetmelik'in kendi kuralı iyi bir alışkanlık: ilk geçtiği yerde açık biçimi, yanında parantez içinde kısaltması, örneğin “Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)”.

İki örnek: kuruma ve şirkete

Örnek 1, kamu kurumuna bilgi ve randevu talebi (adlar ve tarihler uydurma):

Konu: Süreli Yayın Arşivi Ziyaret Talebi

Sayın Yetkili,

Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesinde yüksek lisans öğrencisiyim. Tezim için 1950-1955 yılları arasında yayımlanan Türk Dili dergisinin sayılarını incelemem gerekiyor.

19-23 Ekim 2026 haftasında iki gün arşivde çalışmak istiyorum. Randevu alıp alamayacağımı ve yanımda hangi belgeleri getirmem gerektiğini bildirmenizi rica ederim. Öğrenci belgem ektedir.

Saygılarımla, Deniz Aydın Ankara Üniversitesi, Tarih Bölümü Yüksek Lisans Öğrencisi [telefon]

Bu kısa metinde dört TDK kuralı var: “Fakültesinde” kesmesiz, çünkü kurum adlarına gelen ekler kesmeyle ayrılmaz; “Türk Dili dergisinin” içinde “dergi” küçük, çünkü özel adın parçası değil; “19-23 Ekim 2026” içinde ay adı büyük, çünkü belirli bir tarih; hitaptan sonra virgül.

Örnek 2, şirkete teklif talebi:

Konu: 13 Kasım Eğitim Toplantısı İçin Salon Teklifi

Sayın Elif Demir,

Kuzey Yazılımda insan kaynakları uzmanı olarak çalışıyorum. 13 Kasım 2026 Cuma günü 40 kişilik bir eğitim toplantısı düzenliyoruz ve otelinizin toplantı salonunu kiralamak istiyoruz.

İhtiyacımız saat 09.30-17.00 arası salon, projeksiyon, iki kahve arası ve öğle yemeği. Fiyat teklifinizi katma değer vergisi (KDV) dâhil olarak 24 Ekim'e kadar iletebilir misiniz?

Saygılarımla, Mehmet Yıldız İnsan Kaynakları Uzmanı, Kuzey Yazılım [telefon]

Burada iki kural daha görünüyor: iş yeri adına gelen ek kesmesiz (“Kuzey Yazılımda”), saat ile dakika noktayla ayrılmış (“09.30”). Mail 70 kelime civarında; istek tek, son tarih belli.

Göndermeden önce kontrol listesi ve yapay zekâ taslağı

Göndermeden önce şu yedi şeye bak:

1. Konu satırı işi söylüyor mu, sonunda nokta yok mu? 2. Hitapta unvan ve ad doğru mu, ardından virgül var mı? 3. Kurum ve şirket adlarına gelen eklerde kesme kullanmadın mı (“Belediyesine”, “Bakanlığına”)? 4. Belirli tarihlerde ay adı büyük, saatler noktayla mı (“14 Ekim, 14.30”)? 5. Tek bir istek var mı ve bir fiille mi söylenmiş? 6. Ekte olduğunu yazdığın dosya gerçekten ekli mi? 7. İmza bloğunda adın, unvanın ve telefonun var mı?

Taslağı bir araçla hazırlayabilirsin. HidenGPT'nin E-posta formatında türü İş yazışması, tonu Resmi seçersen taslak “Konu:” satırıyla açılır; 60 karakteri aşan konu satırında ve “acil” ya da “bedava” gibi spam filtresine takılabilecek kelimelerde uyarı verir, varsayılan olarak açık olan konu satırı alternatifleri üç öneri daha getirir. Ama kurumun doğru adını ve tarihlerin doğruluğunu bilemez; kesme işaretleri ve unvanlar için de son okuma senin. Maili gönderen ve sorumluluğunu taşıyan sensin.