Como escrever um e-mail formal?
Atualizado em · 5 min de leitura · pela equipe HidenGPT
Para escrever um e-mail formal, use um assunto específico, abra com um vocativo como “Prezada Senhora,” ou “Professora Ana,”, diga logo no primeiro parágrafo o que você precisa, feche com “Atenciosamente,” e assine com nome completo e contato. O Manual de Redação da Presidência da República diz que o e-mail pode ser considerado documento oficial e desaconselha “Att.” e emojis.
Em empresa e na faculdade, o tom pode ser menos solene, mas a estrutura é a mesma.
| Para quem você escreve | Vocativo | Fecho |
|---|---|---|
| Servidor de órgão público federal que você não conhece | “Senhor Coordenador,” ou “Prezada Senhora,” | “Atenciosamente,” |
| Autoridade de hierarquia superior à sua, numa comunicação oficial | “Senhor” mais o cargo, como “Senhor Diretor,” | “Respeitosamente,” |
| Professor ou professora da faculdade | “Prezada professora Helena,” ou “Professor Carlos,” | “Atenciosamente,” |
| Empresa ou recrutador sem nome conhecido | “Prezados,” ou “Prezada equipe de Recrutamento,” | “Atenciosamente,” |
| Cliente, fornecedor ou colega com quem você já fala | “Bom dia, Marina,” ou “Olá, Marina,” | “Obrigado,” ou “Atenciosamente,” |
A estrutura de um e-mail formal
O Manual de Redação da Presidência da República (3ª edição, 2018) trata o e-mail como um gênero que pode ser documento oficial e dá a estrutura. Assunto: o mais claro e específico possível; em vez de “Reunião”, o próprio Manual sugere algo como “Agendamento de reunião sobre a Reforma da Previdência”. Local e data: desnecessários no corpo, porque o sistema de e-mail já mostra. Saudação: o texto começa com um vocativo; para outras instituições, desconhecidos ou particulares, “Senhor” ou “Senhora” seguido do cargo, ou “Prezado Senhor”, “Prezada Senhora”. Fecho: “Atenciosamente” é o padrão. Assinatura: nome completo, cargo, unidade, órgão e telefone.
No corpo, o que funciona é costume, não norma: o primeiro parágrafo diz o que você precisa, o segundo dá o contexto mínimo e o último diz o próximo passo, com data se houver. Um pedido por e-mail. Se forem três assuntos diferentes, mande três e-mails, cada um com o seu assunto, e a resposta fica fácil de achar depois.
Pronomes de tratamento depois do Decreto nº 9.758/2019
Para quem escreve a servidores federais, a regra ficou simples. O Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019, diz que o único pronome de tratamento na comunicação com agentes públicos federais é “senhor”, flexionado para “senhora” e para o plural, qualquer que seja o cargo. O mesmo decreto veda, mesmo abreviadas, as formas Vossa Excelência ou Excelentíssimo, Vossa Senhoria, Vossa Magnificência, doutor, ilustre ou ilustríssimo, digno ou digníssimo e respeitável. Há exceções, como a comunicação com autoridades estrangeiras e com órgãos do Judiciário, do Legislativo ou do Ministério Público que exijam tratamento especial por norma própria.
A tabela de pronomes da 3ª edição do Manual, de 2018, é anterior ao decreto; com servidor federal, siga o decreto. Fora do serviço público federal, ele não se aplica, mas a simplificação serve de guia: num e-mail para uma empresa, “Vossa Senhoria” e “Ilustríssimo” costumam soar antiquados, e “o senhor” ou “a senhora” no corpo do texto resolvem.
Um modelo para copiar: e-mail para professor
Assunto: Pedido de revisão da questão 3 da P2 de Estatística I
Prezada professora Helena,
Sou Bruno Carvalho, aluno da turma B de Estatística I. Gostaria de pedir a revisão da questão 3 da P2: no gabarito, o desvio padrão é 4,2, e na minha resolução cheguei a 4,5 usando a fórmula da amostra, como vimos em aula no dia 12 de setembro.
Posso passar no seu horário de atendimento na quinta-feira, às 14h, ou enviar a resolução digitalizada, como a senhora preferir.
Atenciosamente,
Bruno Carvalho, Engenharia de Produção, 3º período, (11) 90000-0000
O que faz este e-mail funcionar: o assunto diz exatamente do que se trata, a primeira frase identifica quem escreve, o pedido aparece no segundo período, há um dado concreto para a professora conferir e o fim oferece duas saídas. Para uma empresa, a lógica é a mesma; troque a turma pelo seu cargo ou pelo número do pedido e diga no corpo o que vai anexado.
O que deixar de fora
O Manual é direto em vários pontos. “Att.”, “Abraços” e “Saudações”, apesar de muito usados, não são fechos oficiais e não devem aparecer em e-mails profissionais. Abreviações de conversa, como “vc” e “pq”, também não. Emoticons ficam de fora, porque o texto profissional dispensa manifestações emocionais. Caixa alta para destacar palavras denota agressividade. E a mensagem que encaminha um anexo deve dizer, no corpo, o que o arquivo contém.
Por costume, vale cortar também as aberturas que enchem e não dizem nada, como “Espero que este e-mail o encontre bem”, e o “Sem mais para o momento” antes do fecho. Se quiser um rascunho a partir dos seus fatos, o formato E-mail do HidenGPT, no tipo E-mail profissional e com tom Formal, começa pela linha de assunto e faz um pedido só; vocativo e fecho, confira com a tabela acima.
Erros comuns
- Assunto vago, como “Dúvida” ou “Reunião”: diga do que se trata, como “Pedido de revisão da questão 3 da P2”.
- Fechar com “Att.”: escreva “Atenciosamente,” por extenso, como recomenda o Manual de Redação.
- Usar “Vossa Senhoria” ou “Ilustríssimo” com servidor federal: o Decreto nº 9.758/2019 deixa só “senhor” e “senhora”.
- Esconder o pedido no terceiro parágrafo: diga o que você precisa logo no primeiro.
- Mandar anexo sem dizer o que é: cite no corpo o nome do arquivo e o que ele contém.
- Destacar palavras em caixa alta: o Manual diz que isso denota agressividade; use uma frase curta.
Perguntas
Como começar um e-mail formal?
Com um vocativo seguido de vírgula, como “Prezada Senhora,”, “Senhor Coordenador,” ou “Professora Ana,”. Depois, diga em uma frase quem você é, se a pessoa não conhece você, e o que precisa.
Como terminar um e-mail formal?
Com “Atenciosamente,” e a sua assinatura: nome completo e, quando fizer sentido, cargo ou curso e telefone. Numa comunicação oficial para autoridade de hierarquia superior à sua, o Manual de Redação prevê “Respeitosamente,”.
Posso usar “Att.” no fim do e-mail?
Melhor não. O Manual de Redação da Presidência diz que “Att.”, “Abraços” e “Saudações” não são fechos oficiais e não devem ser usados em e-mails profissionais.
Prezado ou Caro: qual usar?
“Prezado” e “Prezada” são os mais usados em e-mails formais no Brasil, e o Manual de Redação dá “Prezado Senhor” como exemplo de vocativo. “Caro” soa mais próximo e cabe quando você já tem contato com a pessoa.
Atenciosamente ou Cordialmente?
Na comunicação oficial, o Manual de Redação só prevê “Atenciosamente” e “Respeitosamente”. Em empresas, “Cordialmente” também é comum; na dúvida, “Atenciosamente” serve para qualquer destinatário.
Posso chamar o professor de doutor no e-mail?
Não precisa. Em universidade federal, o professor é servidor público federal, e o Decreto nº 9.758/2019 lista “doutor” entre as formas vedadas na comunicação com agentes públicos federais; “Professor” ou “Professora” antes do nome resolve em qualquer faculdade.
Como escrever um e-mail formal para enviar currículo?
Assunto com a vaga e o seu nome, um vocativo, duas ou três frases sobre a vaga e o seu perfil, a menção ao currículo anexo e o fecho. Se a vaga pedir carta de apresentação, ela pode ir no corpo do e-mail.
Precisa colocar local e data no e-mail formal?
Não. O Manual de Redação diz que local e data são desnecessários no corpo da mensagem, porque o próprio sistema de e-mail já mostra essa informação.
Fontes
- Presidência da República: Manual de Redação da Presidência da República, 3ª edição (2018), itens 5.1.7 (fechos) e 6.4 (correio eletrônico) (consultado em 10 de outubro de 2026)
- Planalto: Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019, forma de tratamento e endereçamento nas comunicações com agentes públicos federais (consultado em 10 de outubro de 2026)