Toplantıda not aldım ama bunları düzgün bir toplantı tutanağına çevirmem gerekiyor.
Toplantı tutanağı yedi parçadır: tarih, saat ve yer, katılanlar, gündem, her madde için kısa görüşme özeti, alınan kararlar, kim neyi ne zamana yapacak ve gerekiyorsa imzalar. HidenGPT'ye ham notlarını yapıştır; Serbest formatta bu düzende bir tutanak çıkar, notunda geçmeyen rakamları işaretleyip çıkarır. Kararları yine sen kontrol edersin.
Kendi ödevinle dene
Göndermek için Enter · Yeni satır için Shift+Enter
HidenGPT'de nasıl yapılır?
- 01
Toplantı biter bitmez notlarını olduğu gibi yapıştır; tarih, saat, yer ve katılanları başa yaz.
- 02
Ne yazmamı istiyorsun? kutusuna “resmî toplantı tutanağı yaz, bilmediğin yerleri köşeli parantez bırak” diye ekle; Uzunluk Orta, ton Resmi olarak gelir.
- 03
Taslaktaki her kararı ve tarihi kendi notunla karşılaştır; toplantıda söylenmeyen bir şey varsa sil.
- 04
Tutanağı aynı gün katılanlara gönder ve itirazları ya da düzeltmeleri belirli bir saate kadar iste; resmî bir tutanaksa çıktısını imzaya aç.
Serbest: Ne istediğini yaz; türünü anlayıp istediğin formatta yazsın.
Örnek: notlardan çıkan tutanak
TOPLANTI TUTANAĞI
Tarih ve saat: 14.10.2026, 10.00-11.00 Yer: Toplantı Odası 3 Katılanlar: Ayşe Demir (Pazarlama Müdürü), Kaan Öztürk, Selin Arı, Deniz Yalın (tutanağı tutan) Katılmayanlar: Murat Er (izinli)
Gündem 1. Kasım kampanyası bütçesi 2. Reklam ajansı değişikliği 3. Web sitesi kampanya görseli
Görüşmeler ve kararlar 1. Kasım kampanyası için 120.000 TL bütçe onaylandı. Bunun 20.000 TL'si sosyal medya reklamlarına ayrıldı. 2. Mevcut ajansla sözleşme süresi görüşüldü. Yeni bir ajanstan teklif alınmasına karar verildi. 3. Kampanya görselinin taslağının bir sonraki hafta gösterilmesine karar verildi.
Karara bağlanmayan konu: Influencer iş birliği bir sonraki toplantıda görüşülecek.
Yapılacaklar Kaan Öztürk: yeni ajanstan teklif almak, 25.10.2026 Selin Arı: kampanya görseli taslağı, 20.10.2026 Deniz Yalın: tutanağı katılanlara göndermek, 14.10.2026
Bir sonraki toplantı: 28.10.2026, 10.00
Notlardaki “120 bin onaylandı” cümlesi tutanakta “onaylandı” fiiliyle kaldı; kimin onayladığı notta yoksa tutanağa da yazılmaz, [onaylayan] diye boş bırakılır. Tutanak toplantıda söyleneni kaydeder, yorumlamaz.
Tutanakla toplantı özeti maili arasındaki fark
Tutanak kayıttır: kim katıldı, ne karar verildi, kim neyi üstlendi. Kararların gerekçesi bir iki cümleyle geçer, tartışmanın tamamı geçmez. Resmî toplantılarda katılanların imzasıyla kesinleşir ve dosyada saklanır.
Toplantı özeti maili daha hafiftir: katılanlara “ne konuştuk, kim ne yapıyor” diye giden üç dört maddelik bir not. Ekip toplantılarının çoğunda bu yeter.
Hangisini yazacağına toplantının türü karar verir. Bir yönetim kurulu, bir proje onayı, bir müşteriyle yapılan ve sonradan anlaşmazlık çıkabilecek bir toplantı tutanak ister. Haftalık ekip toplantısı için özet maili yeter; isteğine “e-posta olarak, 5 madde” yazman yeterli.
İki durumda da iki kural aynı: aynı gün gönder, ve yapılacakların her birinde bir kişi adı ve bir tarih olsun. Sahipsiz bir madde, bir sonraki toplantıda yine gündemde olur.
Not alırken işini kolaylaştıracak beş şey
Kararları ayrı bir satıra, başına “K:” koyarak yaz. Tutanağa geçerken neyin karar, neyin konuşma olduğunu ayırman kolaylaşır.
Her yapılacak iş için üç bilgi al: kim, ne, ne zamana. Toplantıda tarih söylenmediyse orada sor: “Bunu ne zamana yapalım?”
Rakamları söylendiği gibi yaz: “120 bin, 20'si sosyal medya”. Sonradan hatırlamaya çalışmak tutanağın en çok hata çıkan yeri.
Katılmayanları da not et. Resmî tutanaklarda toplantının geçerliliği katılım sayısına bağlı olabilir; bunu kurumunun kuralından öğren.
Konuşulan ama kararlaştırılmayan konuları ayrı bir başlığa al. Tutanakta “karara bağlanmadı” diye görünmeleri, bir sonraki toplantının gündemini kendiliğinden kurar.
Şu durumlarda doğru araç değil
- Şirket ya da dernek genel kurulu, kat malikleri kurulu ve yönetim kurulu karar defterleri. Bunların biçimi ve imza şartları mevzuata ve kurumun kendi kurallarına bağlı; bir avukata ya da mali müşavire danış.
- Bir olay ya da hasar tutanağı (iş kazası, kaza tespit, teslim tesellüm). Bunların resmî formları ve kendi kuralları var.
- Toplantıda konuşulmamış kararları yazmak. Tutanak bir kayıttır; notunda olmayan bir kararı eklemek, araçla ya da elle, kaydı yanlış yapar.
Başka yollar
- Kurumunun tutanak şablonu
- Word ya da Excel şablonu varsa başlıkları oradan al; isteğinde bu başlıkları sırayla yazarsan taslak aynı düzende gelir.
- Toplantı uygulamalarının otomatik özeti
- Görüntülü toplantıda kayıt ve otomatik özet varsa ham metin oradan gelebilir; kararları ve isimleri yine bir insanın kontrol etmesi gerekir.
- ChatGPT ya da başka bir sohbet botu
- Notları düzene sokar; belirsiz yerleri tamamlamaya eğilimli olabilir, her kararı ve tarihi kendi notunla karşılaştır.
Sorular
Toplantı tutanağı nasıl yazılır?
Başa tarih, saat, yer ve katılanlar; sonra gündem maddeleri, her biri için kısa görüşme özeti ve karar; en sonda kim neyi ne zamana yapacak ve bir sonraki toplantı tarihi. Resmî tutanaklarda altına katılanların imzası alınır.
Toplantı tutanağını kim yazar?
Toplantının başında belirlenen kişi; çoğu zaman bir raportör ya da sekreter. Tutanağı yazan kişi de katılanlar listesinde ve imzalarda yer alır.
Tutanakta tartışmanın tamamı yazılır mı?
Hayır. Kararlar, kararın kısa gerekçesi ve yapılacaklar yazılır. Bir katılımcı karşı görüşünün kayda geçmesini isterse onu bir cümleyle ve adıyla ekle.
Toplantı tutanağı Word mü Excel mi olmalı?
Metin ağırlıklı olduğu için çoğu zaman Word ya da Google Dokümanlar. Yapılacaklar listesini ayrıca bir tabloda takip etmek istiyorsan o kısmı Excel'e taşıyabilirsin.
Tutanak ne zaman gönderilmeli?
Aynı gün, en geç ertesi sabah. Bizim önerimiz, düzeltmeler için bir süre vermek: “Ekleme ya da düzeltme varsa yarın 12.00'ye kadar yazın.”
Yapay zekâyla tutanak yazmak güvenli mi?
Taslak yapıştırdığın notlardan yazılır ve notta olmayan rakamlar işaretlenir, ama tutanak bir kayıt olduğu için her kararı ve tarihi senin kontrol etmen gerekir. Gizli bilgiler içeren toplantılarda şirketinin yapay zekâ kullanımı kuralına önce bak; isimleri ve rakamları kısaltarak da yazdırabilirsin.
Hesap açmadan deneyebilir miyim?
Evet. Ana sayfada hesap açmadan günde 2 taslak deneyebilirsin. Taslakları saklamak için plan gerekir; Pro'nun ilk ayı 3 dolar.