Ich muss meiner Professorin eine Mail schreiben und weiß nicht mal, wie ich sie richtig anrede.
Bring Name und Titel der Person, deinen Kurs und dein Anliegen in einem Satz mit. Das E-Mail-Format von HidenGPT schreibt daraus eine kurze, höfliche Mail mit Betreff, 50 bis 120 Wörter, Anrede „Sehr geehrte Frau Professorin“ und einer klaren Frage. Du schickst sie von deiner Uni-Adresse, und niemand muss raten, worum es geht.
Probier es mit deiner eigenen Aufgabe
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So geht es in HidenGPT
- 01
Schau zuerst ins Vorlesungsverzeichnis, ins Lernportal und auf die Seite des Lehrstuhls; viele Fragen zu Fristen, Umfang und Sprechzeiten stehen dort schon.
- 02
Wähle unter „Wofür“ E-Mail, Art Geschäftsmail, Länge Kurz, und trag unter „An“ Name und Titel ein, etwa Prof. Dr. Katharina Lenz.
- 03
Schreib ins Hauptfeld deinen Namen, Studiengang und Fachsemester, den Kurs, dein Anliegen in einem Satz und was genau du wissen oder vereinbaren willst.
- 04
Prüf Anrede, Betreff und die Frage am Ende: Kann die Person in einem Satz antworten?
- 05
Schick die Mail von deiner Uni-Adresse und warte etwa eine Woche, bevor du freundlich nachfragst.
E-Mail / Newsletter: Betreffzeilen, die geöffnet werden, E-Mails und Newsletter, die Antworten bekommen.
Die richtige Anrede, auch mit Doktortitel
Bei Professorinnen und Professoren nennst du in der Anrede den Professorentitel und den Nachnamen: „Sehr geehrte Frau Professorin Lenz“ oder „Sehr geehrter Herr Professor Brandt“. Den Doktortitel lässt du in der Anrede üblicherweise weg, wenn jemand Professor ist; in der Adresszeile oder im Feld „An“ steht dagegen der volle Titel, also „Prof. Dr. Katharina Lenz“. Die Abkürzung „Sehr geehrte Frau Prof. Lenz“ ist in Mails ebenfalls verbreitet und wird kaum jemanden stören.
Bei Lehrenden ohne Professur, etwa wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen mit Promotion, schreibst du „Sehr geehrte Frau Dr. Yilmaz“. Ohne Titel reicht „Sehr geehrter Herr Hoffmann“. Wenn du nicht sicher bist, schau auf die Seite des Lehrstuhls; dort steht, wie die Person sich selbst nennt.
Nach dem Komma geht es klein weiter: „Sehr geehrte Frau Professorin Lenz, ich studiere …“. Am Ende steht „Mit freundlichen Grüßen“. Schreibt die Professorin in ihrer Antwort „Viele Grüße“, kannst du in der nächsten Mail ebenso grüßen. Das Du nutzt du nur, wenn es dir angeboten wurde.
Beispiele: Thema der Hausarbeit, Fristverlängerung
Themenabsprache, etwa 80 Wörter:
„Betreff: Stadtsoziologie WiSe: Themenvorschlag Hausarbeit
Sehr geehrte Frau Professorin Lenz,
ich bin Teilnehmer Ihres Seminars „Stadtsoziologie“ und möchte meine Hausarbeit über Gentrifizierung in Leipzig-Connewitz seit 2015 schreiben, mit Fokus auf die Mietentwicklung. Passt dieses Thema in den Rahmen des Seminars? Gern würde ich es in Ihrer Sprechstunde am Donnerstag kurz vorstellen.
Mit freundlichen Grüßen Lukas Fischer Soziologie B.A., 5. Fachsemester, Matrikelnr. [Nummer]“
Bitte um Fristverlängerung, etwa 70 Wörter:
„Betreff: Hausarbeit Stadtsoziologie: Bitte um Verlängerung
Sehr geehrte Frau Professorin Lenz,
wegen einer Erkrankung im Februar, für die ich ein ärztliches Attest habe, kann ich die Hausarbeit nicht bis zum 15. März abgeben. Ist eine Verlängerung um zwei Wochen möglich, oder muss ich den Antrag über das Prüfungsamt stellen?
Mit freundlichen Grüßen Lukas Fischer“
Die zweite Mail fragt bewusst, wer zuständig ist: An vielen Hochschulen entscheidet über Fristen das Prüfungsamt, nicht die Lehrperson.
Betreff, Signatur und was du weglässt
Professorinnen und Professoren bekommen in der Vorlesungszeit viele Mails am Tag. Der Betreff hilft, deine richtig einzuordnen: Kurs oder Modul, Semester und Anliegen, etwa „Statistik II SoSe: Frage zur Klausureinsicht“. Ein Betreff wie „Frage“ oder „Hallo“ wird eher übersehen.
In die Signatur gehören Name, Studiengang und Fachsemester, bei allem, was eine Prüfung betrifft, auch die Matrikelnummer. Schick die Mail von deiner Uni-Adresse; Mails von privaten Adressen landen öfter im Spam und werden an manchen Hochschulen aus Datenschutzgründen nicht beantwortet.
Weglassen solltest du lange Entschuldigungen, deine ganze Lebensgeschichte und Fragen, die im Modulhandbuch stehen. Ein Grund in einem Satz reicht, und Gesundheitsdetails gehören nur so weit hinein, wie sie für die Frage nötig sind. Stell pro Mail eine Frage, höchstens zwei; wer fünf Fragen schickt, bekommt oft eine Antwort auf die erste.
Nicht das richtige Tool, wenn
- Einen offiziellen Antrag ans Prüfungsamt, etwa auf Rücktritt oder Nachteilsausgleich. Dafür gibt es Formulare und Fristen deiner Hochschule.
- Einen Widerspruch gegen eine Note. Der hat ein eigenes Verfahren; frag beim Prüfungsamt oder der Studienberatung nach.
- Eine Bitte um ein Empfehlungsschreiben. Die braucht mehr Kontext und hat eine eigene Seite.
Andere Wege
- Die Sprechstunde
- Für alles, was mehr als eine kurze Antwort braucht, etwa ein Thema oder eine Gliederung. Die Mail kündigt nur an, worum es geht.
- Das Sekretariat des Lehrstuhls
- Für organisatorische Fragen zu Terminen, Räumen und Abgaben. Oft schneller als die Professorin selbst.
- ChatGPT oder ein anderer Chatbot
- Schreibt schnell eine Mail, aber oft zu lang und mit „Ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie wohl“; kürz sie auf das Anliegen.
Fragen
Wie schreibe ich eine E-Mail an einen Professor?
Mit einem Betreff aus Kurs und Anliegen, der Anrede „Sehr geehrter Herr Professor“ und Nachname, einem Satz zu dir, einer klaren Frage und „Mit freundlichen Grüßen“. 50 bis 120 Wörter reichen.
Wie spreche ich einen Professor mit Doktortitel an?
Üblich ist „Sehr geehrter Herr Professor Brandt“, ohne den Doktor. Der volle Titel „Prof. Dr.“ steht in der Adresszeile.
Professorin oder Frau Professor?
„Sehr geehrte Frau Professorin Lenz“ ist heute die verbreitete Form. Wenn du unsicher bist, schau auf der Lehrstuhlseite nach, wie sie sich selbst nennt.
Was schreibe ich in den Betreff?
Kurs oder Modul, Semester und Anliegen, zum Beispiel „Stadtsoziologie WiSe: Themenvorschlag Hausarbeit“. Die Professorin soll vor dem Öffnen wissen, worum es geht.
Wie lange warte ich auf eine Antwort?
Etwa eine Woche, in der vorlesungsfreien Zeit länger. Dann ist eine kurze, freundliche Nachfrage in Ordnung, am besten als Antwort auf deine erste Mail.
Darf ich die Mail mit KI schreiben?
Für eine organisatorische Mail spricht nichts dagegen, solange die Angaben stimmen. Der Entwurf entsteht aus deinem Anliegen; du prüfst ihn und schickst ihn unter deinem Namen.